Cliëntenonderzoek onder de Wwft: van acceptatie tot doorlopende monitoring

Waarom dit moet: de poortwachtersrol

De Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) maakt dienstverleners tot poortwachter: accountants, administratie- en belastingadvieskantoren, notarissen, makelaars en vele anderen mogen een cliënt pas bedienen ná een cliëntenonderzoek. De kern staat in artikel 3: identificeer je cliënt, verifieer die identiteit, stel de UBO vast (de uiteindelijk belanghebbende, de mens achter de entiteit), begrijp doel en aard van de relatie, en monitor de relatie doorlopend.

Het onderzoek is risicogebaseerd: bij een hoger risico (complexe structuren, vastgoed, contant geld, hoog-risicolanden, politiek prominente personen) hoort verscherpt onderzoek. En alles moet vastgelegd zijn: toezichthouders (BFT, AFM of DNB, afhankelijk van je beroepsgroep) beoordelen niet of je het wist, maar of je het kunt laten zien. Ontbrekende dossiers zijn de meest voorkomende bevinding bij Wwft-controles. En die bevindingen zijn openbaar en duur.

Deze gids richt het proces van begin tot eind in met de CDD-module van Proofwise.

Stap 1: Leg elke cliënt vast vóór je start

Waar: CDD / Wwft Cliëntenonderzoek in het menu. Maak voor elke (nieuwe) cliënt een dossier aan.

Vanuit de centrale cockpit opent u met de CDD / Wwft-tegel het cliëntenoverzicht: elke cliënt krijgt daar een dossier met type, risicoclassificatie en beoordelingsstatus.

Wat je invoert: naam en type (natuurlijk persoon, rechtspersoon of trust), KvK-nummer, land van vestiging en de dienstverlening die je levert. Bij een rechtspersoon verifieer je tegen het handelsregister; bij een natuurlijk persoon tegen een geldig identiteitsbewijs. Werk op volgorde van je cliëntenlijst en begin bij nieuwe acceptaties; een dossier hoort er te zijn vóórdat de dienstverlening start (artikel 4 Wwft).

Zo weet je dat het goed staat: elke actieve cliënt heeft een dossier met status "geaccepteerd", en er is geen dienstverlening gestart voor cliënten die nog op "nieuw" of "in onderzoek" staan.

Stap 2: Stel de UBO vast

Waarom: de UBO-plicht (artikel 3 lid 2 sub b) bestaat omdat witwasconstructies zich verschuilen achter rechtspersonen. Jij moet weten welke mens uiteindelijk eigenaar is of zeggenschap heeft: meestal ieder die meer dan 25% van de aandelen of stemrechten houdt.

Wat je invoert: naam, geboortedatum, nationaliteit en het belang (percentage) van elke UBO in het cliëntdossier. Verifieer tegen het UBO-register waar mogelijk, maar let op: je mag niet uitsluitend op dat register varen; je doet zelf onderzoek en legt vast wat je hebt gecontroleerd.

Zo weet je dat het goed staat: elke rechtspersoon-cliënt heeft minstens één UBO met percentage in het dossier, of een expliciete vastlegging waarom het pseudo-UBO-regime (statutair bestuur) van toepassing is.

Stap 3: Classificeer het risico en verscherp waar nodig

Waarom: de Wwft dwingt je te differentiëren: standaard onderzoek bij normaal risico, vereenvoudigd bij aantoonbaar laag risico, verscherpt bij hoog risico (artikel 8). Hoog risico is onder meer: complexe of buitenlandse structuren, vastgoedtransacties, hoog-risicolanden, politiek prominente personen (PEP's) en ongebruikelijke transactiepatronen.

Wat je invoert: de risicoclassificatie (laag / middel / hoog) mét toelichting. De toelichting ís je onderbouwing richting de toezichthouder. Bij hoog risico leg je ook de verscherpte maatregelen vast: bron van vermogen uitgevraagd, extra verificatie, goedkeuring door de compliance-verantwoordelijke.

Zo weet je dat het goed staat: geen enkel hoog-risicodossier heeft een lege toelichting, en bij PEP's en vastgoedcliënten staat expliciet welke verscherpte stappen zijn gezet. Twijfel je over een transactie? Dan geldt de FIU-meldplicht voor ongebruikelijke transacties; meld liever een keer te veel.

Stap 4: Plan de herbeoordeling en houd het dossier levend

Waarom: cliëntenonderzoek is geen momentopname; de Wwft eist doorlopende monitoring (artikel 3 lid 2 sub d). In de praktijk: periodieke herbeoordeling (jaarlijks bij hoog risico, ruimer bij laag risico) en directe herbeoordeling bij signalen (structuurwijziging, ander transactiepatroon, negatieve berichtgeving).

Waar: het veld volgende beoordeling in elk dossier. Proofy bewaakt die datum: een verstreken herbeoordeling verschijnt automatisch als signaal in de dock en op het dashboard; je hoeft er zelf niet achteraan te jagen.

Zo weet je dat het goed staat: elk dossier heeft een volgende-beoordelingsdatum, er staan geen verstreken herbeoordelingen open in de Proofy-signalen, en van elke uitgevoerde herbeoordeling is de datum en uitkomst terug te vinden.

Verder

• De CDD-dossiers tellen mee in de gereedheidscheck van het Bewijspakket: één verzegeld dossier voor de toezichthouder én je eigen kwaliteitstoetsing.
• Cliëntgegevens in CDD-dossiers zijn persoonsgegevens: de AVG-gids regelt de andere helft van je plichten (bewaartermijn: vijf jaar na einde relatie, artikel 33 Wwft).
• Vraag Proofy in de app gerust "welke dossiers moeten herbeoordeeld?"; dat is een standaardsignaal.

Deze gids is algemene uitleg en geen juridisch advies. De genoemde artikelen verwijzen naar de Wwft (NL); voor België geldt de antiwitwaswet van 18 september 2017 met vergelijkbare kernplichten.