Privacyverklaring Proofwise

Versie: 1.3, datum: 21 juli 2026

Deze privacyverklaring beschrijft hoe E&Y Holding B.V., gevestigd te IJdoornlaan 251 M 4, 1024KM Amsterdam, KvK 97428973 (“Proofwise”, “wij”) persoonsgegevens verwerkt waarvoor wij verwerkingsverantwoordelijke zijn.

Belangrijk onderscheid: deze verklaring gaat over gegevens die wij voor eigen doeleinden verwerken (zoals uw accountgegevens en facturatie). Voor de gegevens die klanten zelf in het Proofwise-platform invoeren — zoals registers en dossiers — is de klant verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker; daarop is onze verwerkersovereenkomst van toepassing.

1. Welke gegevens wij verwerken en waarom

Account en gebruik van het platform. Naam, zakelijk e-mailadres, wachtwoord (versleuteld), organisatiegegevens, rol en instellingen; inloggegevens en logbestanden (waaronder IP-adres, tijdstippen en handelingen in het auditlog). Grondslag: uitvoering van de overeenkomst; voor logging mede ons gerechtvaardigd belang bij beveiliging en misbruikpreventie.

Facturatie en betaling. Bedrijfsnaam, adres, btw-nummer, betaalgegevens (verwerkt via onze betaalprovider Stripe; wij slaan zelf geen volledige kaartgegevens op) en factuurhistorie. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke (fiscale) verplichtingen.

Contact en support. Naam, e-mailadres en de inhoud van uw bericht wanneer u contact met ons opneemt via e-mail (support@proofwise.nl) en het contactformulier op de website. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van uw vraag, dan wel uitvoering van de overeenkomst.

Gratis compliance-scan. Wanneer u de publieke scan op onze website invult, verwerken wij uw antwoorden, de daaruit berekende score, uw e-mailadres (indien u het rapport per e-mail wenst) en beperkte herkomstgegevens van uw bezoek (zoals de campagne waarmee u ons vond). Grondslag: uitvoering van uw verzoek (het tonen en toesturen van het rapport) en toestemming (de vervolg-e-mails). De scan geeft een indicatieve eerste beoordeling en is geen juridisch advies.

Marketing en website. Proofwise maakt gebruik van privacyvriendelijke websitestatistieken zonder herleidbare persoonsgegevens. Indien u via onze website de gratis compliance-scan invult en daarbij toestemming geeft, gebruiken wij uw e-mailadres om u het scanrapport en een beperkte reeks praktische vervolg-e-mails over compliance en ons platform te sturen. U kunt zich in elke e-mail direct afmelden; daarmee stopt de reeks onmiddellijk. Grondslag: toestemming (e-mails na de scan, niet-noodzakelijke cookies) of gerechtvaardigd belang (privacyvriendelijke websitestatistieken). Zie ook onze cookieverklaring.

Advertenties (Google Ads). Wij adverteren via Google Ads. Uitsluitend wanneer u daarvoor via de cookiebanner toestemming geeft, plaatst Google Ads op de openbare website cookies voor conversiemeting en relevantere advertenties (zie de cookieverklaring). Daarnaast kunnen wij, wanneer u onze website via een advertentie bereikte en de gratis scan aanvraagt, de conversie server-side aan Google doorgeven; uw e-mailadres wordt daarbij uitsluitend in versleutelde (gehashte) vorm gedeeld en is voor Google niet als leesbaar e-mailadres beschikbaar. Ontvanger: Google Ireland Limited, met mogelijke doorgifte aan Google LLC (VS) op basis van het EU-VS Data Privacy Framework. Grondslag: toestemming (cookies) respectievelijk gerechtvaardigd belang (het meten van de effectiviteit van onze eigen advertenties). U kunt bezwaar maken via privacy@proofwise.nl.

2. Ontvangers

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met dienstverleners die ons ondersteunen bij het leveren van het platform, waaronder onze hosting-, database-, betaal- en e-mailproviders Zie Bijlage 3 van de Verwerkersovereenkomst voor de actuele lijst van sub-verwerkers., en verder alleen indien een wettelijke verplichting daartoe noopt. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

3. Doorgifte buiten de EER

Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Voor zover een dienstverlener gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dit uitsluitend met een geldig doorgiftemechanisme (adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen). Zie Bijlage 3 van de Verwerkersovereenkomst voor de verwerkingslocaties en doorgiftemechanismen per provider.

4. Bewaartermijnen

Accountgegevens: gedurende de looptijd van het account en tot 30 dagen na beëindiging.
Facturatiegegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
Supportcorrespondentie: 2 jaar.
Logbestanden: 90 dagen.
Scan-gegevens en bijbehorend e-mailadres: tot 12 maanden na uw laatste interactie, of zoveel eerder als u zich afmeldt of om verwijdering verzoekt.

5. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen (TLS), versleutelde opslag, toegangsbeheer op basis van rollen en auditlogging. Zie Bijlage 2 van de Verwerkersovereenkomst voor de volledige lijst van technische en organisatorische maatregelen.

6. Uw rechten

U heeft het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit en bezwaar, en het recht een gegeven toestemming in te trekken. U kunt uw verzoek richten aan privacy@proofwise.nl. Wij reageren binnen één maand. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) of, voor betrokkenen in België, bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Werkt uw organisatie met Proofwise en betreffen uw gegevens de inhoud van registers of dossiers van die organisatie? Richt uw verzoek dan in eerste instantie aan die organisatie; zij is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke.

7. Contact

E&Y Holding B.V., IJdoornlaan 251 M 4, 1024KM Amsterdam, privacy@proofwise.nl.

8. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De actuele versie staat steeds op https://www.proofwise.nl/privacy. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij accounthouders via e-mail.