Algemene Voorwaarden Proofwise

Versie: 1.2, datum: 11 juli 2026

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op het gebruik van het Proofwise-platform, aangeboden door E&Y Holding B.V., gevestigd te IJdoornlaan 251 M 4, 1024KM Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97428973, btw-nummer NL868046954B01 (hierna: “Proofwise” of “Leverancier”).

Artikel 1 — Definities

1.1 Platform: de door Proofwise als online dienst (Software-as-a-Service) aangeboden programmatuur, bereikbaar via www.proofwise.nl, inclusief bijbehorende modules, documentatie en updates.

1.2 Klant: de rechtspersoon of natuurlijke persoon handelend in de uitoefening van beroep of bedrijf die met Proofwise een Overeenkomst sluit.

1.3 Overeenkomst: de overeenkomst tussen Proofwise en Klant voor het gebruik van het Platform, waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn.

1.4 Gebruiker: een door Klant geautoriseerde natuurlijke persoon die via een persoonlijk account toegang heeft tot het Platform.

1.5 Pakket: de door Klant gekozen abonnementsvorm (waaronder Standard Europe Compliance, Standard CDD, Standard Cyber, Pro of Plus) met de daarbij behorende functionaliteit en gebruiksomvang.

1.6 Klantdata: alle gegevens die Klant of Gebruikers in het Platform invoeren, uploaden of daarmee genereren, waaronder registers, dossiers, documenten en incidentgegevens.

1.7 Verwerkersovereenkomst: de separate overeenkomst tussen partijen inzake de verwerking van persoonsgegevens in de zin van de AVG, die onlosmakelijk deel uitmaakt van de Overeenkomst.

Artikel 2 — Toepasselijkheid

2.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, Overeenkomsten en (rechts)handelingen tussen Proofwise en Klant met betrekking tot het Platform.

2.2 Het Platform is uitsluitend bestemd voor zakelijk gebruik (B2B). Proofwise sluit geen overeenkomsten met consumenten.

2.3 Toepasselijkheid van inkoop- of andere voorwaarden van Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.4 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen.

Artikel 3 — Totstandkoming en duur

3.1 De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat Klant het registratieproces afrondt, de toepasselijkheid van deze voorwaarden en de Verwerkersovereenkomst aanvaardt en het gekozen Pakket bevestigt.

3.2 De Overeenkomst wordt aangegaan voor de door Klant gekozen abonnementsperiode (maandelijks of jaarlijks) en wordt telkens stilzwijgend verlengd met eenzelfde periode, tenzij tijdig opgezegd conform artikel 12.

3.3 Proofwise biedt geen proef- of testperiode aan, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen. Aan demonstraties, voorbeeldomgevingen of vrijblijvende presentaties van het Platform kan Klant geen rechten ontlenen.

Artikel 4 — Gebruiksrecht

4.1 Proofwise verleent Klant voor de duur van de Overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar recht om het Platform te gebruiken voor de eigen interne bedrijfsvoering, conform het gekozen Pakket.

4.2 Het gebruiksrecht omvat uitsluitend de functionaliteit en domeinen die tot het gekozen Pakket behoren. Bij het Plus-pakket met consultant-modus mag Klant het Platform mede gebruiken ten behoeve van het beheer van dossiers van eigen opdrachtgevers, uitsluitend binnen de daarvoor bestemde functionaliteit.

4.3 Het is Klant niet toegestaan het Platform te gebruiken (i) in strijd met wet- en regelgeving, (ii) op een wijze die inbreuk maakt op rechten van derden, (iii) om het Platform of delen daarvan te verveelvoudigen, decompileren of daarvan afgeleide werken te maken, behoudens voor zover dwingend recht dit toestaat, of (iv) voor het aanbieden van een concurrerende dienst.

4.4 Accounts zijn persoonsgebonden. Klant staat ervoor in dat Gebruikers zorgvuldig omgaan met inloggegevens en is verantwoordelijk voor al het gebruik dat via de accounts van Klant plaatsvindt.

Artikel 5 — Fair use

5.1 Het gebruik van het Platform dient te blijven binnen de grenzen van normaal zakelijk gebruik passend bij het gekozen Pakket. Proofwise kan bij structureel excessief gebruik (waaronder disproportionele opslag, API-aanroepen of geautomatiseerde bevraging) in overleg treden en, indien geen oplossing wordt bereikt, het gebruik beperken of een passend Pakket voorschrijven.

Artikel 6 — Prijzen en betaling

6.1 De prijzen per Pakket staan vermeld op de website van Proofwise, gelden per organisatie en zijn exclusief btw.

6.2 Betaling vindt plaats via de door Proofwise aangeboden betaalmethoden (verwerking via Stripe), maandelijks of jaarlijks vooraf, door middel van automatische incasso/kaartbetaling.

6.3 Bij niet-tijdige betaling is Proofwise gerechtigd, na ten minste één betalingsherinnering met een redelijke termijn, de toegang tot het Platform op te schorten totdat volledige betaling is ontvangen. Opschorting ontslaat Klant niet van zijn betalingsverplichting.

6.4 Proofwise is gerechtigd prijzen te wijzigen. Prijswijzigingen worden ten minste 30 dagen voor ingang aangekondigd en gelden vanaf de eerstvolgende verlenging. Indien Klant een prijsverhoging niet aanvaardt, kan Klant de Overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de verhoging ingaat.

Artikel 7 — Beschikbaarheid en onderhoud

7.1 Proofwise spant zich in het Platform met zorg beschikbaar te stellen. Concrete afspraken over beschikbaarheid, onderhoudsvensters en support zijn opgenomen in de Service Level Agreement (SLA), die deel uitmaakt van de Overeenkomst.

7.2 Proofwise mag het Platform en de onderliggende infrastructuur wijzigen, updaten en verbeteren. Wijzigingen die de kernfunctionaliteit van het door Klant afgenomen Pakket wezenlijk beperken, worden vooraf aangekondigd.

Artikel 8 — Klantdata en gegevensbescherming

8.1 Klantdata blijven eigendom van Klant respectievelijk van de rechthebbenden. Proofwise verkrijgt uitsluitend het recht Klantdata te verwerken voor zover nodig voor de uitvoering van de Overeenkomst.

8.2 Op de verwerking van persoonsgegevens in Klantdata is de Verwerkersovereenkomst van toepassing.

8.3 Klant staat ervoor in dat de Klantdata en het gebruik daarvan geen inbreuk maken op rechten van derden en dat Klant bevoegd is deze data in het Platform te verwerken.

8.4 Gedurende de looptijd kan Klant Klantdata exporteren via de daartoe bestemde functionaliteit. Na het einde van de Overeenkomst geldt de regeling van artikel 12.4.

Artikel 9 — Intellectuele eigendom

9.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op het Platform, de onderliggende programmatuur, databankstructuren, templates, vragenlijsten en documentatie berusten bij Proofwise of haar licentiegevers. Er vindt geen overdracht van rechten plaats.

9.2 Door Proofwise binnen het Platform ter beschikking gestelde modeldocumenten en templates mag Klant gebruiken binnen de eigen organisatie (en, bij consultant-gebruik, ten behoeve van eigen opdrachtgevers), maar niet als zelfstandig product verspreiden.

Artikel 10 — Karakter van de dienst; geen garantie op compliance

10.1 Het Platform is een hulpmiddel dat Klant ondersteunt bij het structureren, documenteren en aantoonbaar maken van compliance-processen (waaronder AVG/GDPR, AI-verordening, NIS2 en Wwft). Het Platform vervangt geen juridisch, fiscaal of ander professioneel advies.

10.2 Klant blijft zelf volledig verantwoordelijk voor de naleving van de op Klant toepasselijke wet- en regelgeving, voor de juistheid en volledigheid van ingevoerde gegevens en voor beslissingen die Klant mede op basis van het Platform neemt. Proofwise garandeert niet dat gebruik van het Platform leidt tot naleving van enige wettelijke verplichting of tot het uitblijven van handhaving, boetes of aanspraken van derden.

10.3 Door het Platform gegenereerde inhoud (waaronder scores, gap-analyses, suggesties, verrijkte leveranciersgegevens en gegenereerde documenten) is indicatief en kan onjuistheden bevatten. Bepaalde functionaliteit maakt gebruik van kunstmatige intelligentie; dit wordt in het Platform kenbaar gemaakt. Klant dient gegenereerde output te controleren alvorens daarop te vertrouwen.

Artikel 11 — Aansprakelijkheid

11.1 De totale aansprakelijkheid van Proofwise wegens een toerekenbare tekortkoming of onrechtmatige daad is per gebeurtenis (waarbij samenhangende gebeurtenissen als één gebeurtenis gelden) beperkt tot vergoeding van directe schade tot maximaal het bedrag dat Klant in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan de gebeurtenis aan Proofwise heeft betaald.

11.2 Aansprakelijkheid van Proofwise voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, alsmede voor boetes of sancties die aan Klant worden opgelegd door toezichthouders, is uitgesloten.

11.3 De in dit artikel opgenomen beperkingen gelden niet voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van Proofwise, of voor zover aansprakelijkheid op grond van dwingend recht niet kan worden beperkt.

11.4 Iedere vordering tot schadevergoeding vervalt indien deze niet binnen twaalf (12) maanden na ontdekking van de schade in rechte aanhangig is gemaakt.

Artikel 12 — Opzegging en einde

12.1 Klant kan de Overeenkomst op elk moment opzeggen via de accountomgeving, tegen het einde van de lopende abonnementsperiode. Reeds betaalde vergoedingen worden niet gerestitueerd, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

12.2 Proofwise kan de Overeenkomst opzeggen met inachtneming van een termijn van ten minste drie (3) maanden tegen het einde van een abonnementsperiode.

12.3 Ieder der partijen kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen indien de andere partij toerekenbaar tekortschiet en, na schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke hersteltermijn, in verzuim blijft, alsmede in geval van faillissement of surseance van de andere partij.

12.4 Na het einde van de Overeenkomst houdt Proofwise de Klantdata gedurende 30 dagen beschikbaar voor export, waarna de Klantdata worden verwijderd conform de Verwerkersovereenkomst.

Artikel 13 — Overmacht

13.1 Proofwise is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht, waaronder mede wordt verstaan: storingen bij hostingproviders of andere toeleveranciers, stroom- of internetstoringen, cyberaanvallen (waaronder DDoS) en overheidsmaatregelen.

Artikel 14 — Geheimhouding

14.1 Partijen behandelen alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van elkaar ontvangen vertrouwelijk en gebruiken deze uitsluitend voor de uitvoering van de Overeenkomst. Deze verplichting blijft na het einde van de Overeenkomst van kracht.

Artikel 15 — Wijziging voorwaarden

15.1 Proofwise mag deze voorwaarden wijzigen. Wezenlijke wijzigingen worden ten minste 30 dagen voor inwerkingtreding aangekondigd. Indien Klant een wezenlijke wijziging redelijkerwijs niet kan aanvaarden, kan Klant de Overeenkomst opzeggen tegen de datum van inwerkingtreding.

Artikel 16 — Toepasselijk recht en geschillen

16.1 Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

16.2 Geschillen worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Amsterdam.

16.3 Deze voorwaarden en de overige contractdocumenten zijn opgesteld in de Nederlandse taal. Vertalingen worden uitsluitend ter informatie verstrekt. Bij verschillen tussen de Nederlandse tekst en een vertaling prevaleert de Nederlandse tekst.